A assembleia (ou reunião) de condomínio pode não ser o evento preferido da maioria dos moradores. No entanto, as reuniões são fundamentais para que haja o esclarecimento de normas e regras, discussão de problemas e debates sobre melhorias que podem ser realizadas no condomínio, para o bem de todos os condôminos.
Para garantir que a reunião do seu condomínio funcione da melhor forma possível, elencamos quatro dicas que vão fazer a diferença e tornar as assembleias do seu prédio mais organizadas e interessantes. Confira!
Defina um horário adequado
De nada adianta realizar uma reunião em um horário em que a maioria dos moradores não possa estar presente. É claro que encontrar um horário em que todos tenham disponibilidade é difícil, porém, o síndico deve realizar pesquisas para saber qual o melhor dia da semana e horário mais adequado para que o maior número possível de condôminos participe da assembleia.
Planeje as pautas com antecedência
Para que a reunião não se estenda além do que é preciso e para que todos os assuntos necessários possam ser abordados, o síndico — ou morador responsável pela reunião — deve elencar as pautas que serão discutidas e definir um tempo máximo para o debate de cada tópico.
É importante que, sempre ao início da reunião, o síndico ou secretário leia as pautas que serão abordadas para que todos tenham ciência daquilo que será ou não discutido naquele dia.
Sempre faça atas
Para ter um maior controle sobre os assuntos que foram abordados em cada reunião, é extremamente necessária a produção de atas. Um morador pode ser designado pelo síndico para ser o secretário da assembleia e se responsabilizar pela produção da ata.
A ata deve ser elaborada em um livro próprio para isso, com páginas devidamente numeradas, constando o dia da reunião, os assuntos que foram abordados e as soluções que foram apresentadas. Ao final do evento, o secretário deve ler a ata em voz alta para que todos os moradores possam ouvir e dizer se concordam ou não com o que foi escrito. No caso de todos aprovarem, é recolhida a assinatura dos presentes.
Tenha diferenciais para atrair condôminos
Para atrair mais moradores a participarem da reunião, o síndico deve apostar em diferenciais. Uma ideia interessante é proporcionar um coffee break com bastante variedade de alimentos, pois, no caso de reuniões à noite, é bem provável que muitos condôminos tenham ido do trabalho direto para a assembleia, sem ter tido tempo de realizar uma refeição.
Palestras sobre assuntos de interesse comum, sorteio de prêmios, atrações musicais antes do evento, entre outras ações, também podem ser uma alternativa para que o evento tenha mais adesão dos moradores.
Planejar uma reunião de condomínio não é uma tarefa tão simples como pode parecer em um primeiro momento, mas, seguindo essas quatro dicas básicas, o sucesso estará garantido.
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